Hoe lidmaatschapsbetalingen automatisch te beheren

Contributie innen kan veel tijd kosten. Het sturen van herinneringen, controleren of de betalingen kloppen en de administratie netjes verwerken. Gelukkig hoeft het allemaal niet meer handmatig. Er zijn tegenwoordig handige oplossingen die dit grotendeels automatiseren. Een goed ledenadministratiesysteem maakt het mogelijk om lidmaatschapsbetalingen efficiënt en overzichtelijk te regelen.

In deze blog vertellen we je hoe je lidmaatschapsbetalingen automatisch kunt beheren, welke voordelen je daardoor krijgt en waar je op kunt letten bij het uit kiezen van een tool die bij je past.

Hoe beheer je lidmaatschapsbetalingen automatisch?

1. Kies voor een geïntegreerd ledenadministratiesysteem

De basis van automatische lidmaatschapsbetalingen begint met een goed ledenadministratiesysteem. Dit systeem houdt bij wie lid is, wie wat moet betalen en wanneer. Als het systeem gekoppeld is aan een betaalsysteem kan de contributie automatisch worden geïnd. Dit scheelt enorm veel (handmatig) werk.

Let bij het kiezen van zo’n systeem op integraties met betaalproviders en automatische incasso’s. ClubCollect biedt een koppeling waarmee leden automatisch betaalverzoeken krijgen en jij als penningmeester altijd inzicht houdt in de betalingsstatus.

2. Maak gebruik van automatische incasso

Automatische incasso is een van de meest efficiënte manieren van contributie innen. Leden geven eenmalig toestemming en daarna gaat het vanzelf. Geen losse betaalverzoeken meer, geen achtervolging per e-mail, maar netjes op tijd de betaling op de rekening.

Het is niet alleen het gemak, maar ook de voorspelbaarheid van de inkomsten. En voor verenigingen die afhankelijk zijn van contributies is dat een groot voordeel.

3. Stuur slimme betaalverzoeken

Niet elk lid wil via automatische incasso betalen. Dit is prima, want ook met slimme betaalverzoeken kun je het proces automatiseren. Je kunt betaalverzoeken namelijk vooraf inplannen, herinneringen automatisch versturen en betalingen koppelen aan het goede lidnummer.

Deze slimme oplossingen zorgen ervoor dat leden met één klik kunnen betalen via iDEAL of een andere betaaloptie. Dit is minder gedoe voor de leden en hierdoor betalen ze vaak ook sneller.

4. Automatiseer herinneringen en communicatie

Wat vaak voorkomt, is dat mensen vergeten te betalen. Herinneringen die automatisch worden verstuurd lossen dat makkelijk op. Jij stelt een betaaltermijn in, kiest hoe vaak er herinnerd wordt, en dat is het.

Sommige systemen gaan nog een stapje verder met gepersonaliseerde communicatie. Denk aan e-mails met de naam van het lid, het precieze bedrag en een betaallink. Dit zorgt ervoor dat het vriendelijk blijft en goed werkt.

5. Real-time inzicht in betalingen

Bij een goed ledenadministratiesysteem heb je altijd up-to-date inzicht in wie er betaald heeft en wie niet. Dit voorkomt dat je maar blijft zoeken in de bankafschriften.

Door rapportages en dashboards houd je overzicht en kan je makkelijk bijsturen als dat nodig is. Dit is vooral nuttig bij begrotingen of als het bestuur wil weten hoe de vereniging er voor staat.

6. Koppel aan je boekhoudsysteem

En als laatst, maar niet onbelangrijk: een koppeling met de boekhouding. Door betaalgegevens gelijk door te zetten naar een boekhoudsysteem, voorkom je dubbele invoer. Hierdoor bespaar je tijd en voorkom je fouten.

Veel slimme oplossingen bieden een exportfunctie naar boekhoudprogramma's. Zo blijft alles netjes op orde, van contributie tot financiële verantwoording.

Conclusie

Lidmaatschapsbetalingen hoeven niet meer te zorgen voor stress en tijdnood. Door verstandig gebruik te maken van automatisering bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar ook frustratie. Een goed ledenadministratiesysteem vormt de basis voor het goed beheren van de contributie.

Met real-time inzicht, automatische herinneringen en een koppeling met de boekhouding wordt het innen van de contributie een fluitje van een cent. En de tijd die jij overhoud kan je weer steken in andere dingen binnen de vereniging.